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美国院校研究部门的全国性调查
2017年06月09日 10:25      浏览:

一、概述

对于一个由专业人员组成的部门来说,全国性调查十分必要。它有利于院校研究部门的项目评审,帮助校长和教务处处长更好地做出相关的资源分配决策。全国性调查带来的这些好处往往会掩埋其真正的重要性。深入地观察,会发现全国性调查的实施可以为院校研究的实践声明打下基础。这两者都对高等教育的未来有着至关重要的作用。

院校研究部门的全国性调查是至今为止对院校研究部门最为全面的调查。它旨在采集2015年院校研究部门的任务、人员、组织以及资源等相关信息。调查结果详细展示了院校研究部门的整体情况,不同类型院校之间的细微差异,以及其它特点。

院校研究的实践声明将院校研究作为整个院校整体的功能,而不仅仅是一个机构的职责。这份声明要求院校具备提供数据的能力,支撑自身甚至学生的决策。院校研究部门在继续履行现有职责的同时,将会在数据分析方面起更大的作用

这两个项目规划了在过去50年里获得成功的院校研究的前景,并记录了它的发展基础。读者可基于院校研究的实践声明,分析院校研究部门的全国性调查结果。

调查证明了院校研究的一些既有事实,也揭示了每所学校在院校研究能力和组织构成上的个体差异。调查结果与以下的传统观点相悖:结构和资源是院校研究能力和效率差异的原因。重要的并不是院校拥有的资源数量,而是怎样利用这些资源和设置努力的目标。

二、院校研究部门的全国性调查

学术文章和院校文件中从来不缺少对院校研究这一领域的定义。“即使是家人也无法理解我们在做什么”这一玩笑性的说法正体现了院校研究中技能、职责与期望的差异性。这并不是因为这个领域在过去的50年里还未完全成熟(美国院校研究协会创立于1966年),而是因为院校研究反应了高等教育的变化,技术发展的影响,以及管理决策对数据的需求。院校研究者的努力付出和灵活性增强了其核心任务的流动性,然而院校研究的差异性仍然阻碍着其为决策进行服务。面临的挑战如下:寻找和雇佣院校研究方面各个层次上最好的人才;发展学位和证书项目,为院校研究领域储备人才;为院校研究的领导和职员提供职业发展;评价院校研究部门和个人的表现;为院校研究领域的职员建立合理的薪酬制度;管理和划定院校研究的领导和职员的工作量;在院校之间进行院校研究相关的知识交流;为院校研究的服务和成果设定预期标准;战略性规划院校研究领域的未来;为院校研究部门储备高层次管理人才。

本文旨在简单介绍当下院校研究的资源和能力。尽管院校研究的实践声明要求院校研究成为院校的一个整体性功能,然而也不能忽视院校研究部门是作为一个单独的部门,完成数据相关的任务。尽管院校研究部门已经不再把院校研究作为核心任务,但两者仍然息息相关。随着高等教育在决策时对数据需求的增加,院校研究部门开始发生变化。深入了解这种变化,可以促进院校任务的效力和效率。

本文初步阐述院校研究的现状,并规划了未来发展的蓝图。调查主要集中在院校研究部门的资源上,对其在院校整体方面的功能不作考虑(这是未来探索的方向)。当下的研究并不会试图衡量院校研究部门产出的质量和价值。

全国性调查结果的初步分析

两个院校研究的专家讨论院校研究部门时,总是从其组织结构、从属人员以及职责范围说起。院校研究部门的全国性调查把这些作为描述院校研究功能的关键指标。下文将展示接受调查的院校研究部门的现有功能。这些部门建立和支持数据使用者和消费者组成的网络,并负责宣传以满足院校需求。

尽管参加这次调查的院校类别多样,接下来展示的调查结果主要针对非营利院校。本文中用到的数据反映了来自非营利院校52%的反馈率(这些院校都提供了有效的联系信息)。对于全国性调查来说,52%的反馈率产生的调查结果是十分可信的。调查对象的总体特征(例如规模和部门)与美国中学后教育数据综合系统中的非盈利院校十分接近。全日制学生数量少于1000人的院校,其反馈率仍然很高(38%),但低于其它类型院校。因此将调查结果应用于全日制学生数量少的院校需要谨慎。

1.工作汇报

一半的院校研究部门向学术部门领导汇报工作,25%向校长办公室汇报。其它汇报工作的方式反映了院校研究部门广泛任务,包括制度效力,招生管理,院校发展,商业事务,学生事务以及信息技术。

院校研究部门汇报工作的方式在2年制和4年制的院校之间略有差异。在2年制的院校中,22%的院校研究部门向学术部门领导汇报工作,40%向校长汇报。剩下的38%汇报工作的方式与传统的方式大不相同。在4年制的院校中,63%向学术部门领导汇报,18%向校长汇报,剩下19%采用与传统不同的方式。所有的院校研究部门都会直接向部门首席领导汇报工作,而不是助理或是副级领导。

据说,院校研究汇报工作的对象已经开始脱离学术部门领导或是校长。调查显示,当下3%的院校研究部门向信息技术部门汇报工作,另外还有3%向商业事务部门汇报。

2.职员状况

院校研究部门的全职领导和全职的专业人员的比例通常为1:2.6。只有1/3有行政人员,雇佣研究生和本科生的更少。

现有发现无法证明2年制院校在院校研究部门的职员规模上比4年制院校小。82%院校研究部门的全职职员少于5名(只有领导和专业人员)。不同类型院校的比例类似:87%的2年制院校和80%的4年制院校,其全职职员少于5名。全职职员大于等于5名在2年制院校(20%)或4年制院校(13%)都不常见。

院校研究部门的领导任职期平均达6.5年,在该领域工作的时间平均有11年。89%的人拥有研究生学历(硕士46%,博士43%)。拥有博士学位的领导人相对于2年制院校(33%),在4年制院校(47%)更加常见,尽管都不占多数。

3.职责范围

院校研究部门之间的最大不同在于其职责范围。其工作报告的主要内容并不是它的主要职责,而是一些和其它部门的合作。

院校研究部门在不同任务中承担的职责大小各不相同。

主要职责为汇报工作:83%数据汇报——联邦政府强制性的数据(81%向美国中学后教育数据综合系统做数据报告);81%数据汇报——指南/排名;81%院校相关书籍;80%数据汇报——各州强制性要求的数据;74%招生数据的汇报和分析;64%与工会共享的数据;53%关键表现指标的发展和监控。

院校研究部门的大多数工作都是提供服务,在任务中是作为数据的提供者或合作者,并不承担主要职责。即共有职责:67%评估研究;62%战略规划;58%项目评估;53%学习结果评价。

只有小部分院校研究部门还进行少量数据相关任务:69%助学金模式研究;65%院校预算和财政模式研究;61%学生贷款研究;60%课程安排和需求研究;57%薪酬公平性研究。

这三类职责的占比不同形成了三类院校研究部门:

第一类院校研究部门拥有广泛的职责,每类职责都有明确的任务。同时也参与几乎所有的数据相关活动。第二类院校研究部门专注于一部分任务,并引导和支持其它任务的开展。除了这些重点任务,也参与一些职责之外的任务。第三类院校研究部门承担有限的职责,并主要集中在工作汇报方面。进行少部分承担共有职责的任务,不进行那些职责之外的数据相关任务。

4.数据访问

院校研究部门的职责范围还有一个指标:部门对数据不受限制的访问。尽管院校研究部门经常被认为是院校数据的来源,研究表明其对数据只有部分或有限的访问权限。

大部分院校研究部门对全国性调查数据(86%)、学生的学术记录(80%)、学生的满意度调查(71%)、招生记录(60%)等数据的访问不受限制。

院校研究部门对某些数据没有访问权限,或访问受限。这正是这些部门在处理学生成功研究、成本效益分析和一些全校范围的项目时所面临的挑战。例如:

5.资金来源

大多数院校研究部门(91%)的资金来源于院校预算。小部分来源于自身提供的服务(9%校外资助,4%校内资助,5%服务费用)。大多数院校研究部门(68%)预算少于25000美元(不包括酬金),小部分预算较高(16%为25000美元-49999美元;11%为50000美元-99999美元)。很少会有高于100000美元的预算(大约9%)。

这些数据反映了记录在案的预算,并不包括运作院校研究部门的总成本。总成本还会包括技术支持、空间以及其它不直接投入到行政机构的花费。

院校研究部门在购买昂贵的软件设备后,在专业发展等方面的资金就会变得拮据。这些部门倾向于将预算资金投入到一次性的项目中去。

6.院校研究部门的成果和服务性消费

院校研究部门对决策者最大的贡献在于日常条款和专门的报告、分析、警告和预测。调查结果显示,数据和分析结果的使用在消费者中十分常见(80-97%),这些消费者包括学术事务、校长、招生管理、评估和学术部门。也有很大一部分(50%-79%)将这些数据和分析的结果应用于董事会、学生事务、教务处、财政、人力资源、发展规划和求职服务。少部分应用于校友事务、退伍军人服务、学院评议会、信息技术、住宿和设备。

结果证明院校研究部门的成果广泛应用于院校的方方面面,并在决策支持、监控和强制性工作汇报中起着重要的作用。

除了工作汇报和数据提供的技术层面,院校研究部门经常有序地与决策者商议,阐释工作报告,将数据转化为行动,并致力于成果的运用。本研究只揭示了其很小一部分的商议作用。在接受调查的26个部门中(例如校长、学院评议会、人力资源、招生部门等),少于一半的调查对象表示院校研究部门在去年向他们提供了商议服务。即使在向校长和学术事务领导汇报工作时,少于一半的院校研究部门提供该服务。董事会是其中接受该服务最少的一个部门(18%)。

决策者对数据和数据使用的支持有着越来越多的需求。但本文的研究不在于衡量院校对这种服务的需求。需要进行进一步的研究,探索这些需求,并根据本文的研究发现资源和数据的匮乏。

三、院校研究的核心动力

院校研究部门的全国性调查在回答问题的同时也在提出问题。首要任务是以可靠的方式识别院校研究部门的资源、人员和职责。那些缺乏数据的机构通常要以独特的方式进行衡量。这种衡量结果会被一些特例所影响。以下的发现能够促进探究如何形成决策基于数据的深层次校园文化。

对本文研究的解读需要立足于美国院校研究协会发表的院校研究的实践声明,该声明要求高级职员负责监管院校的数据相关的战略,包括将院校研究这个功能分散至决策者。研究显示院校研究部门是实行这种战略的关键。需要注意的是,本研究只关注院校研究的专门机构,而不是院校研究这一体现院校整体性的功能。

1.工作汇报的流程是否重要?

在1506个调查对象中,尽管直接向校长汇报工作也不少见,最常见的工作汇报对象仍然是学术部门的领导。不同的工作汇报流程在2年制院校最为常见。尽管院校研究工作汇报的对象开始脱离学术部门领导或是校长,转向信息技术等部门,这种情况仍然是少数。没有证据能够显示院校研究部门的工作汇报对象从校长降格到了其它部门。

最重大的发现是,工作汇报的流程无法预测院校研究部门和高级领导人以及其它部门的联系(例如,提供和消费服务,分派任务,以及在任务中承担不同职责)。这证实了院校研究部门向校长汇报工作比向其它部门汇报更具优势。职位的权力会比部门的其它因素产生更小的影响。

2.全职人员是否重要?

大部分的院校研究部门只包含三名职员,与其它行政部门相比人员数量较少。增加人员数量能够让这些部门更好地服务各方,并承担更多的工作。假设强制性的工作汇报在院校研究部门中普遍存在,并且消耗时间多,处理这些任务的效率和人员数量一样能够决定部门履行其它职责时的能力。该发现说明工作汇报仅仅是强制性的,而不是提高院校效率的任务。除了基本的工作汇报这一功能,在其它任务上,人员数量少的院校研究部门比人员数量多的表现更好。也就是说,基于任务和全职人员数量,一些部门更加多产。至于为何人员数量少的院校研究部门能够承担更大的工作量,需要进一步的研究。

院校研究部门的领导人的学历与2008年没有很大的变化。2015年,43%的领导人是博士学位,2008年的比例是46%。

本文研究发现,近三年,大多数(52%)院校研究部门的人员规模没有发生变化,三分之一(34%)增加,14%减少。这些数据无法证明人员数量会随着数据需求的增加而增加。工作汇报需求的增加以及人员数量的不变进一步限制了对工作汇报以外的任务投入的时间。

院校研究领域的领导中有新手也有老手。本文研究发现,54%的领导人的工作经验不超过10年,而2008年的研究则显示这个比例为59%。本文的研究还显示,拥有博士学位的领导中有29%的工作年限是11至19年,有17%的工作年限不低于20年,这表明院校研究部门的领导工作是一个缓慢变化的过程。

3.任务与职责的差异

先前美国院校研究协会研究概述了院校研究部门领导者的职位状况,发现他们需要很多技能。本文研究进一步证明了院校研究部门中不同人员的任务和职责的不同。然而研究也显示,院校研究部门通常有一系列核心的任务。工作汇报(日常的、事后的、强制的)是这个领域的基础。只有2%的院校研究部门没有参与强制性的联邦级别的工作汇报,只有3%没有参与关于排名和指南的调查。

本文研究与2008年的研究都显示,工作汇报是院校研究部门的重点工作。例如,大多数院校研究部门都主要负责编撰院校相关的书籍(2008年为73%,2015年为81%),参与指南和排名的调查(2008年为68%,2015年为81%),和联邦级别的强制性数据报告(2008年为68%,2015年为83%)。

4.再思考:院校研究部门的重点

这次对院校研究部门的全国性调查证明了部门中的差异性和可利用资源,但也提出了一个问题:结构和资源是否是部门在运作和服务时最重要的差异所在?除了一些特例,院校研究部门之间,在规模、资源和任务上有了更强的一致性。院校研究部门更加适应院校的数据生态体系,随之应该关注除资源以外更多方面。

部门的规模和工作汇报流程不能解释不同特质出现的原因和方式。全职专业人员少于2名的院校研究部门在前文叙述的分类中,第一类占22%,第二类占43%,第三类占35%;大于等于5名的机构,第一类占30%,第二类占52%,第三类占18%。直接向校长汇报工作的院校研究部门在上述分类中,第一类占31%,第二类占45%,第三类占24%。

院校研究部门领导的最高学位和在这个领域的工作经验同样不能解释不同特质的出现。领导拥有博士学位的机构在上述分类中,第一类29%,第二类47%,第三类24%。领导在这个领域中的工作经验小于等于5年的机构在上述分类中,第一类31%,第二类45%,第三类24%;领导工作经验大于等于20年的机构在上述分类中,第一类28%,第二类43%,第三类29%。

院校研究部门在影响力和工作量上差异的原因和方式存在多种解释。可证明的一些解释包括院校研究部门领导者的管理风格,其在决策中使用数据的倾向,以及院校的数据文化决定了院校研究和其它功能协调的程度,为学术界所信任,并且能够在工作汇报中实现明智的决策。

(里瑟琦智库2017年5月27日,编译:马丽红,里瑟琦智库研究助理

文章来源:NATIONAL SURVEY OF INSTITUTIONALRESEARCH OFFICES,2016)

 

 

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